Cuarto de crisis

Manejo de crisis

El Mundo en Fraude

Joaquin Ortiz de Echavarria

9 Mayo 2019

El fraude organizacional, el fraude a las grandes empresas e instituciones es un terreno conocido por pocos expertos en el mundo, en gran parte debido a que la mayor parte de los casos que ocurren, y que no son pocos, se quedan en la oscuridad. La razón principal de ello es el temor al daño reputacional que un acontecimiento como éste puede traer. Sin embargo, los expertos calculan que en promedio las empresas e instituciones pierden un 5% de sus ingresos debido al fraude, lo cual sería una cantidad astronómica si lo proyectáramos tal cual al toda la economía.

Para llenar el vacío de información, la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, la ACFE por sus siglas en inglés, ha generado un informe anual que estudia varios miles de casos de fraude organizacional u ocupacional, a nivel global. El objetivo es analizar cómo se llevan a cabo, cuánto daño le ocasionan a las empresas, quiénes los llevan a cabo, qué consecuencias tienen y, muy importante, cómo y cuándo han sido detectados por las organizaciones víctimas.

¿Qué es la ACFE? Es una asociación interesante, porque agrupa a más de 75,000 profesionales de más de 15 países y muy diversas disciplinas, como abogados, auditores, investigadores, académicos, contadores, peritos y suponemos que uno que otro periodista en la categoría de “interesados en el tema”.

Para la más reciente edición de su informe, la ACFE examinó una muestra de 2,690 casos que ocurrieron entre enero de 2016 y octubre de 2017, repartidos por regiones del mundo, entre los cuales un 5% corresponden a América Latina. La información es provista por sus propios socios, quienes atendieron estos casos y aportaron los datos respetando la privacidad de las víctimas: la intención aquí es analizar las estadísticas.

Estos 2,690 casos causaron pérdidas por 7,000 millones de dólares, es decir un promedio de 130,000 dólares por cada uno, aunque en realidad hasta un 22% de los casos fueron superiores al millón de dólares en quebrantos. Uno de los primeros resultados, al analizar en qué consisten los fraudes, es que el caso más común es lo que llaman apropiación de activos, en todas sus variantes, que son muchas.

Estos casos van desde el robo de efectivo, mercancía o activos de la empresa hasta la falsificación de gastos de representación, las facturas falsas, las compras fingidas, la alteración de inventarios, etc. En total, el estudio clasifica 25 operaciones diferentes, que abarcan 89% de los fraudes en las instituciones. También son las que dejan menos dinero, quizá por ser las más simples, unos 114,000 dólares en promedio.

En segundo lugar está la corrupción, que ocurre en 38% de los casos y promedian los 250,000 dólares que implican coludirse con terceros como clientes y proveedores para extraer algún beneficio. Hay que decir que estas grandes clases muy a menudo vienen juntas, es decir, apropiación de activos con corrupción, o corrupción con el tercer grupo de fraudes, la falsificación de estados financieros, que ocurrió en 10% de los casos. Estos últimos, como podrá sospecharse, son los fraudes más costosos para las organizaciones: 800,000 dólares en promedio por caso.

¿Cuál es el acto específico qué más se comete en particular? El relacionado con el de activos o inventarios, que ocurre en 22% de los casos; el siguiente son los robos de efectivo por medio de alteraciones en la facturación.

Respecto de las actividades más utilizadas para esconder el fraude, podemos mencionar a la creación de documentos falsos o la alteración de originales, la generación de transacciones falsas en los registros contables o la alteración de estos registros.

¿Quién los comete?

Según la ACFE, 44% de los fraudes fueron perpetrados por empleados, mientras que 34% corresponden a gerentes y directores. No son pocos los que llevan a cabo los directores generales y los dueños: 19%. Por supuesto, el promedio de daño aumenta vertiginosamente cuando los responsables son más los altos mandos de la organización, 850,000 dólares, contra 50,000 del fraude promedio de un empleado común.

Igualmente, las fechorías de la alta dirección tardan más en descubrirse: hasta dos años en promedio y constituyen 65% de los casos de corrupción y 27% de la alteración de estados financieros. De este tamaño es la importancia de encontrar liderazgos con un perfil ético para las empresas.

Sobre la personalidad de los defraudadores hay más detalles: la mayoría, 44%, tiene una antigüedad entre uno y cinco años, pero los cometidos por personal con más de 10 años son los más caros: 241,000 dólares en promedio.

También, 69% de los responsables son hombres, quienes en promedio causan mayores daños económicos que las mujeres. Por último, el grupo con más riesgo de cometer los fraudes más caros es el de la alta dirección, seguido por los departamentos de Contabilidad, Operaciones y Ventas.

Quizá es obvio, pero ahora está debidamente documentado que los fraudes dentro de las empresas no son algo raro, y que el daño que provocan es más fuerte conforme más alto está el perpetrador en el organigrama y mientras más años de antigüedad haya podido generar. Siendo así, algo que urge afinar son los mecanismos de vigilancia.

¿Cómo se descubren?

El hecho real en cuanto a la detección de fraudes es que una gran cantidad de casos (40%) se descubren gracias al aviso de un tercero, a quien en inglés le llaman el whistleblower y aquí llamaremos denunciante, porque otros términos son más bien peyorativos. Le siguen las auditorías internas (15%) y la supervisión gerencial (13%) y otras actividades como la conciliación contable, la examinación de documentos, la vigilancia o monitoreo, las auditorías externas o los controles de sistemas.

Hay que señalar que esto no significa que los mecanismos normales de supervisión y auditoría no sirvan, pues entre todos componen más de 45% de las detecciones. De hecho, los fraudes que son detectados mediante controles internos activos (es decir, acciones de búsqueda deliberada) logran disminuir a la mitad los costos de un fraude.

Sin embargo, hay que poner atención a las denuncias, que en más de la mitad de los casos, 53%, provienen de los empleados de forma abierta, en 31% por parte de clientes, distribuidores o incluso la competencia y en 14% de forma anónima. No faltan la anécdotas, cuando por fin corren al director general de una empresa, acerca de cuántos empleados sabían cómo estaba defraudando a la compañía, y el dueño o los accionistas en la feliz ignorancia.

Una manera de volver activa la recepción de denuncias es la creación de canales de comunicación específicos, como lo han creado algunas empresas. Los más comunes son las Líneas Anónimas de Denuncia, por ejemplo, también conocidas como hotlines.

En los casos estudiados en el reporte, 63% de las empresas contaban con estas líneas, lo cual incrementa la probabilidad de recibir estas denuncias de 30 a 46%. Por supuesto, en estos tiempos no es indispensable destinar un teléfono, que todavía abarca 42% de las denuncias; otros medios son el correo electrónico (26%), un formato en la página web de la empresa (23%) y hasta en 16% el correo postal todavía… uno por ciento se hizo por fax, por cierto.

Cuando no utiliza líneas específicas, el denunciante recurre principalmente a su supervisor directo (32%), a un ejecutivo (15%), a un equipo antifraude (13%) a un compañero (12%) o a la auditoría interna (10%).

Algunos consejos: los presuntos defraudadores sí tienen conductas que pueden estar avisando de una posible actitud de engaño como las siguientes:

- Vivir más allá de lo que posibilitarían sus medios
- Dificultades financieras
- Relación inusual con clientes y proveedores
- Problemas de control y no compartir sus asignaciones
- Divorcio y problemas familiares
- Actitud tramposa, tan sencillo como tener fama de “chanchullero”

Igualmente, no es raro que incurran en actividades no fraudulentas, pero sí que vayan contra las reglas de la empresa, como el bullying o la franca intimidación (21%).

De esta forma, las empresas deben ser proactivas en la detección de casos de robo mediante controles internos adecuados, operativos como auditorías sorpresa y un esfuerzo de educación ética entre sus empleados y directivos, así como entrenarlos en la detección de casos de fraude y, sobre todo, en qué hacer en caso de encontrarse con un hecho de esta naturaleza.

Por último, hay que señalar que las consecuencias del fraude en 75% de los casos fueron el despido o la “renuncia” voluntaria, y que 58% terminaron en denuncias penales y 23% en demandas civiles. Hay un 6% de casos que no tuvo ninguna consecuencia y, hay que decirlo, mientras más alto en el organigrama estaba el sujeto, más probabilidades tendría de llegar a un acuerdo o simplemente salir ileso del asunto.


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